Hacer una factura correcta no es complicado si sabes qué datos debe llevar y cómo calcular el IVA y la retención. En esta guía tienes la lista de datos obligatorios del Reglamento de facturación, un ejemplo completo con números y las novedades que trae Verifactu a partir de 2027.
Respuesta rápida: una factura completa debe incluir número y serie, fecha, tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), la descripción de lo que vendes con precio unitario sin IVA, el tipo de IVA aplicado, la cuota de IVA por separado y el total. Si eres profesional y facturas a una empresa u otro autónomo, resta la retención de IRPF (15 % con carácter general o 7 % los primeros años). Lo regula el artículo 6 del Reglamento de obligaciones de facturación (RD 1619/2012).
Paso 1: los datos obligatorios
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Número y serie | Numeración correlativa dentro de cada serie. Las rectificativas van en una serie propia |
| Fecha de expedición | El día en que emites la factura |
| Fecha de la operación | Solo si es distinta de la fecha de expedición |
| Tus datos | Nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, domicilio y NIF. El artículo 6.1.d) exige el NIF del destinatario en varios supuestos que abarcan la mayoría de operaciones realizadas en España por un emisor establecido |
| Descripción | Qué vendes o qué servicio prestas, cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos |
| Base imponible | Importe sobre el que se calcula el IVA |
| Tipo de IVA | 21 %, 10 % o 4 % según la operación (o la mención de exención) |
| Cuota de IVA | Importe del IVA, por separado |
| Menciones especiales | Si aplican: «inversión del sujeto pasivo», «régimen especial del criterio de caja», referencia a la exención, etc. |
La retención de IRPF no aparece como dato obligatorio en el artículo 6, pero si corresponde practicarla, debe reflejarse en la factura para que el cliente sepa cuánto pagar y declarar.
Paso 2: calcula IVA y retención
IVA
El tipo general es el 21 %. Hay tipos reducidos del 10 % (por ejemplo, hostelería) y superreducido del 4 % para determinados bienes. Algunas actividades están exentas (como ciertos servicios sanitarios o educativos): en ese caso, en lugar de IVA debes indicar el artículo de la Ley del IVA que lo justifica.
Retención de IRPF
- 15 %: tipo general para actividades profesionales cuando el cliente es empresa o autónomo.
- 7 %: nuevos profesionales, en el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido una actividad profesional en el año anterior. Comunícaselo por escrito al cliente.
- Sin retención: si facturas a particulares. Si tu actividad es empresarial (no profesional), en general no hay retención, con excepciones (por ejemplo, un 1 % en determinadas actividades en estimación objetiva cuando el cliente es empresa).
Si tienes dudas sobre si tu actividad es profesional o empresarial, mira tu epígrafe del IAE o pregunta a tu asesor.
Ejemplo completo con números
Laura, diseñadora gráfica autónoma (actividad profesional, más de tres años de alta), factura a una agencia un proyecto de 1.000 € más IVA:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Diseño de identidad corporativa (1 ud. × 1.000,00 €) | 1.000,00 € |
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | + 210,00 € |
| Retención IRPF 15 % | − 150,00 € |
| Total a pagar | 1.060,00 € |
Si Laura estuviera en sus primeros años y aplicara el 7 %, la retención sería de 70,00 € y el total, 1.140,00 €. Laura declarará los 210 € de IVA en su modelo 303; la agencia ingresará los 150 € retenidos en su modelo 111 y Laura podrá restarlos en su IRPF.
La cabecera de la factura incluiría: «Factura n.º 2026-045», fecha, datos completos de Laura y de la agencia (con NIF y domicilio) y, a partir de su fecha de Verifactu, el código QR.
Paso 3: numeración y series
- Numera de forma correlativa sin saltos: 2026-001, 2026-002… Reiniciar la numeración cada año con el año como prefijo es una práctica habitual.
- Usa series separadas cuando lo justifiques (por ejemplo, varios establecimientos) y, obligatoriamente, para las rectificativas.
- No borres facturas emitidas: corrige con una factura rectificativa. Con Verifactu, el programa ni siquiera te dejará.
Paso 4: plazos para emitirla
Según el artículo 11 del Reglamento, la factura debe expedirse en el momento de la operación. Si el cliente es empresario o profesional, puedes emitirla hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA.
Paso 5: envío y conservación
Puedes entregar la factura en papel o en PDF, salvo que emitas a una Administración pública (entonces es obligatoria la factura electrónica Facturae por FACe). Conserva tus facturas emitidas y recibidas al menos durante el plazo de prescripción tributaria (cuatro años con carácter general); la normativa mercantil puede exigir plazos más largos.
¿Con qué herramienta?
| Herramienta | Hoy | Con Verifactu (desde el 1/7/2027 para autónomos) |
|---|---|---|
| A mano (talonario) | Válido | Válido, si todas tus facturas son manuales |
| Plantilla de Word o Excel | Válido | Válido solo si se usa para escribir, imprimir y guardar (ver criterio) |
| App gratuita de la AEAT | Disponible | Cumple (sin tickets) (ver ficha) |
| Programa de facturación | Válido | Debe estar adaptado (cómo comprobarlo) |
En la app de la AEAT, el ejemplo de Laura se haría así: crear la serie «2026», dar de alta a la agencia como cliente, añadir la línea de 1.000 € con IVA 21 %, añadir una retención global del 15 % en «Ajustes de factura», validar, firmar y enviar, y descargar el PDF con QR. En un programa comercial el flujo es parecido, con la ventaja de automatizar envíos y cobros. Compara opciones en programas compatibles con Verifactu.
Qué cambia con Verifactu
Si facturas con un sistema informático, desde tu fecha de obligación cada factura debe llevar un código QR con el texto «QR tributario:» y, si tu programa envía los registros a la AEAT, la mención «VERI*FACTU». Los datos obligatorios del artículo 6 no cambian. Más en Verifactu para autónomos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer una factura sin NIF del cliente?
En una factura completa, el NIF del destinatario es obligatorio en la mayoría de operaciones nacionales (art. 6.1.d del Reglamento). Si vendes a un particular que no quiere dar sus datos y el importe lo permite, puedes emitir una factura simplificada (ver tickets).
¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada?
Con carácter general, cuando el importe no supera 400 € (IVA incluido), o 3.000 € en ciertos sectores como el comercio minorista o la hostelería, entre otros supuestos del artículo 4 del Reglamento.
Me he equivocado en una factura ya enviada. ¿Qué hago?
Emite una factura rectificativa en su serie propia, haciendo referencia a la factura original. No la modifiques ni la borres.
¿Tengo que facturar en euros?
Puedes expresar los importes en cualquier moneda, pero la cuota de IVA debe expresarse también en euros.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (BOE)
- AEAT: información sobre el IVA
Aviso: contenido informativo que no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Revisado el 24 de septiembre de 2026 con fuentes oficiales (AEAT y BOE). La normativa puede cambiar: consulta a un asesor fiscal para tu caso concreto. Más información en nuestra metodología editorial.