Es probablemente la duda más repetida entre autónomos: «si hago mis facturas con una plantilla de Excel o de Word, ¿tengo que cambiar a un programa?». La Agencia Tributaria lo ha aclarado en sus preguntas frecuentes y la respuesta es más matizada de lo que se ha dicho en muchos sitios.
Respuesta rápida: puedes seguir facturando con Excel o Word si solo los usas para introducir los datos, expedir e imprimir la factura y conservarla. En ese caso no son un sistema informático de facturación y Verifactu no te afecta. Si además la hoja procesa esos datos para generar libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad u otro resultado fiscal (por ejemplo, con una macro), la AEAT la considera un sistema informático de facturación y debe cumplir el reglamento (AEAT, preguntas frecuentes).
El criterio oficial, explicado
La AEAT dice que el reglamento no afecta a quien usa hojas de cálculo (Excel, Numbers…) o procesadores de texto (Word, Pages…) exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
Y sí afecta cuando, además, se usan «para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias».
La propia AEAT pone un ejemplo: una hoja de Excel que genera simples listados de facturas emitidas, con sumatorios u otras reglas de cálculo, no queda afectada. Si programas una macro para generar el libro registro de facturas expedidas, la hoja sí es un sistema informático de facturación. También advierte que podrá comprobar, según las capacidades y herramientas usadas, si una hoja o un procesador de textos funciona como tal.
Casos prácticos
| Cómo usas Excel o Word | ¿Es sistema informático de facturación? | Por qué |
|---|---|---|
| Plantilla de Word: escribes a mano cada dato, la guardas en PDF y la envías | No | Solo introduces, expides y conservas |
| Plantilla de Excel con fórmulas que calculan la base, el IVA y el total de esa factura | No, según el ejemplo de la AEAT sobre reglas de cálculo | Los cálculos dentro de la propia factura no generan un resultado fiscal |
| Hoja con una pestaña que lista las facturas del trimestre y suma totales | No, en principio | La AEAT cita expresamente los «simples listados» con sumatorios |
| Macro que vuelca las facturas en un libro registro de facturas expedidas | Sí | Es el ejemplo que da la AEAT de hoja que sí es SIF |
| Hoja que prepara automáticamente las casillas del modelo 303 o 130 a partir de tus facturas | Probablemente sí | Genera un resultado para cumplir obligaciones tributarias; consulta a tu asesor |
| Hoja que numera automáticamente y lleva registro de todas las facturas emitidas | Zona gris | Depende de si ese registro se usa como libro o para obligaciones fiscales; mejor revisarlo con un profesional |
Las filas marcadas como «probablemente» o «zona gris» son nuestra interpretación del criterio general, no respuestas oficiales. Si tu caso se parece, consúltalo.
La regla de «todo o nada»
La AEAT también aclara que, con carácter general, no puede convivir la emisión de parte de las facturas con un sistema informático y parte de forma manual: si usas un sistema informático para alguna factura, toda tu facturación debe ser informática. Hay una excepción concreta: quien no usa ningún sistema informático pero emite facturas a una Administración pública con la herramienta gratuita FACe/MiFacturae.
Por tanto, no vale hacer las facturas «importantes» con un programa y el resto con una plantilla de Word.
¿Y si mi gestor hace el libro con mis facturas?
Si tú emites las facturas a mano o con Word/Excel no SIF y se las entregas a tu gestor para que lleve los libros y la contabilidad, la AEAT indica que no te afecta el reglamento. Pero si le pasas los datos para que sea él quien emita materialmente las facturas con un programa, entonces sí: el gestor genera (y en su caso remite) los registros, y tú sigues siendo el responsable.
¿Me conviene seguir con Excel?
Depende de tu volumen y de lo que quieras automatizar:
- Pocas facturas y sin automatismos: seguir con tu plantilla es legal, siempre que no automatices libros o resultados fiscales. Guárdalas bien y numera correlativamente.
- Quieres automatizar libros o impuestos: en lugar de programar macros, usa un programa adaptado. Hay opciones sin coste para volúmenes bajos, como la aplicación gratuita de la AEAT o algunos planes gratuitos.
- Emites tickets en tienda: necesitas una caja o TPV. Ver Verifactu y tickets.
Recuerda que tu factura debe llevar los datos obligatorios del Reglamento de facturación, uses la herramienta que uses. Los repasamos en cómo hacer una factura como autónomo.
Preguntas frecuentes
¿Una factura en Word necesita código QR?
No, si Word no es un sistema informático de facturación en tu caso. El QR solo es obligatorio para las facturas emitidas con sistemas sujetos al reglamento.
¿Puedo usar Google Sheets en vez de Excel?
La AEAT habla de hojas de cálculo en general (menciona Excel y Numbers como ejemplos), así que el criterio es el mismo: depende de lo que hagas con la hoja, no de la marca.
Tengo una plantilla descargada con macros. ¿Qué hago?
Revisa qué hacen las macros. Si solo formatean o calculan la propia factura, probablemente no haya problema. Si generan libros o resúmenes fiscales, desactívalas o cambia a un programa adaptado.
¿Hasta cuándo puedo decidir?
Las fechas de obligación son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto (calendario).
Fuentes oficiales
- AEAT: preguntas frecuentes sobre ámbitos de aplicación (actualizadas a 21/07/2026)
- Real Decreto 1007/2023 (BOE)
Aviso: contenido informativo que no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Revisado el 24 de septiembre de 2026 con fuentes oficiales (AEAT y BOE). La normativa puede cambiar: consulta a un asesor fiscal para tu caso concreto. Más información en nuestra metodología editorial.