Recibir facturas electrónicas: obligaciones del receptor

Publicado el 30/10/2026

Casi todo lo que se publica sobre la factura electrónica obligatoria habla de emitir. Pero la Ley 18/2022 obliga a todos los empresarios y profesionales a «expedir, remitir y recibir» facturas electrónicas, y el Real Decreto 238/2026 añade algo que no existía hasta ahora: quien recibe la factura tendrá que contar si la rechaza y cuándo la paga. Es la parte de la norma pensada para combatir la morosidad, y la que más cambia el día a día de tu administración. En esta guía tienes, paso a paso, qué te toca hacer cuando eres el receptor: por dónde te llegan las facturas, cuándo aceptar o rechazar, cómo y en qué plazo comunicar el pago, cómo se calcula la fecha de vencimiento, qué tienes que conservar y desde cuándo es obligatorio. Si aún no sabes qué te toca como emisor, empieza por el calendario de la factura electrónica obligatoria o por factura electrónica para autónomos.

Sobre Verifactu (actualización del 6 de octubre de 2026): Hacienda anunció el 5 de octubre que aplazará Verifactu hasta octubre de 2028. Aún no está en el BOE (lo hemos comprobado el 30/10/2026 en los sumarios diarios del BOE): hasta entonces siguen vigentes las fechas de 2027 (calendario de Verifactu). Qué se sabe y qué cambia: Verifactu aplazado a 2028. Las obligaciones del receptor de esta guía pertenecen a la factura electrónica entre empresas y no dependen de ese anuncio.

Metodología y transparencia: esta guía se basa en el artículo 2 bis de la Ley 56/2007 (en la redacción de la Ley 18/2022), el Real Decreto 238/2026 (arts. 6, 7, 9, 10, 11, 12, 14 y 15, disposiciones adicionales quinta y séptima, transitorias segunda y tercera y final cuarta), la Orden HAC/1028/2026 (arts. 7 a 11, disposición adicional segunda y anexo II), el artículo 4 de la Ley 3/2004 de morosidad y los artículos 19 a 21 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012), en sus textos consolidados del BOE, y en las páginas de la sede de la AEAT sobre factura electrónica, consultados el 30 de octubre de 2026. El ejemplo con fechas es ilustrativo. No tenemos enlaces de afiliado ni acuerdos comerciales con ningún fabricante de software ni plataforma. No constituye asesoramiento fiscal ni jurídico.

Qué dice la norma sobre el receptor

La base está en el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, modificado por la Ley 18/2022 («Crea y Crece»): todos los empresarios y profesionales «deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales», y tanto el destinatario como el emisor «deberán proporcionar información sobre los estados de la factura». El Real Decreto 238/2026 lo concreta, y la Orden HAC/1028/2026 (publicada en el BOE y en vigor desde el 6 de octubre de 2026) fija cómo se comunica a la AEAT. Resumido:

Obligación del receptor	Qué implica	Base
Recibir por el sistema español de factura electrónica	Plataforma privada, solución pública de la AEAT o ambas. Sin acuerdo expreso con el proveedor, la solución pública	Art. 6.1 RD 238/2026
Publicar tu punto de entrada, si usas plataforma privada	Indicarlo en tus comunicaciones con proveedores y en tu web, si la tienes	Art. 6.3 RD 238/2026
Informar al proveedor de los estados	Aceptación o rechazo comercial y pago efectivo completo, con sus fechas	Art. 10 RD 238/2026
Comunicar a la AEAT pago o rechazo	Pago completo, fecha de pago y fecha de vencimiento; o el rechazo	Art. 12 RD 238/2026; arts. 7 y 8 de la Orden
Conservar las facturas recibidas	En su formato original, legibles y accesibles para Hacienda	Arts. 19 a 21 RD 1619/2012

Ojo a una novedad: el Reglamento de facturación exigía hasta ahora el consentimiento del destinatario para usar la factura electrónica. Tras la reforma del RD 238/2026, ese consentimiento ya no hace falta cuando la factura electrónica es obligatoria (art. 9.2 del Reglamento). Dicho de otro modo: cuando a tu proveedor le toque, no podrás exigirle papel ni un PDF por email.

Paso 1: por dónde te llegan las facturas

El sistema español de factura electrónica tiene dos vías, combinables entre sí: las plataformas privadas de intercambio (proveedores de software o servicios de intercambio que cumplan los requisitos del RD 238/2026) y la solución pública de facturación electrónica (SPFE) de la AEAT, que además guarda una copia de todas las facturas del sistema.

• Si no haces nada, recibes por la SPFE. Cuando no has acordado expresamente con tus proveedores recibir por una plataforma privada, «se entiende que optas por la solución pública» sin ningún trámite (art. 6.1). Desde allí podrás consultar y descargar las facturas que te emitan, por formulario o por servicio web, y recuperarlas «en cualquier momento» (art. 9.3 de la Orden). El acceso es gratuito (art. 11.10 del RD) y se hace con certificado electrónico o, en los formularios, con Cl@ve (art. 11 de la Orden).
• Si eliges una plataforma privada, tienes que hacer público tu punto de entrada en tus comunicaciones con proveedores y en tu web; si no lo identificas públicamente, tu punto de entrada sigue siendo la SPFE (art. 6.3). Tu plataforma está obligada a recuperar de la SPFE las facturas que te lleguen por allí y ponértelas a disposición de inmediato (art. 9 de la Orden).
• No puedes imponer plataforma a tus proveedores. La Ley 56/2007 prohíbe que el receptor obligue al emisor a usar una solución, plataforma o proveedor predeterminado (art. 2 bis.3 bis). Si tu proveedor usa otra plataforma, las dos deben interconectarse gratis (art. 2 bis.2 y arts. 8 y 9 del RD), y mientras la conexión no esté operativa debes aceptar recibir por la SPFE (art. 9.5).

El formato también está resuelto: si tu proveedor y tú usáis plataformas distintas, la del emisor transforma la factura a la sintaxis acordada y, si no hay acuerdo, se usa la de la SPFE, que es UBL (art. 7.4). Qué es cada formato y por qué no tienes que entenderlo al detalle: formatos de factura electrónica (UBL, Facturae y EN 16931).

Paso 2: revisa la factura, ¿la aceptas o la rechazas?

Al recibir una factura tienes que comprobar lo de siempre: que la operación existe, que el importe y el IVA son correctos y que trae los datos obligatorios (incluidos tu NIF y tus datos). Lo nuevo es que el resultado de esa revisión pasa a ser un estado que hay que comunicar:

• Aceptación o rechazo comercial y su fecha: estado obligatorio que debes comunicar al proveedor (art. 10.1.a).
• Aceptación o rechazo parcial, pago parcial y cesión de la factura a un tercero (por ejemplo, en factoring): estados voluntarios, si tu plataforma lo permite, que no alteran el cálculo del plazo de pago (art. 10.2).

Ante la AEAT las reglas son más simples: solo se comunica el rechazo, y si no rechazas una factura ni el proveedor emite una rectificativa posterior, se presume aceptada (art. 12.1 del RD y art. 7.1 de la Orden). El mensaje de rechazo a la SPFE admite dos motivos (anexo II de la Orden):

1. Rechazo comercial: no estás de acuerdo con la factura (importe, conceptos, operación no realizada…).
2. Consumo particular o no afecto a la actividad: la compra no corresponde a tu actividad económica, por ejemplo algo que pagaste como particular y que el proveedor ha facturado a tu NIF profesional.

Dos matices importantes. Primero, rechazar no corrige la factura: las desavenencias comerciales «afectarán solo a las relaciones entre partes», sin perjuicio de que el proveedor tenga que emitir la factura rectificativa que proceda (art. 11.6 del RD). Segundo, si comunicaste un rechazo o un pago por error, puedes anularlo en la SPFE con un mensaje de anulación, del que queda rastro (art. 8.5 de la Orden).

Paso 3: paga y comunica el pago

Aquí está el cambio grande. Tendrás que comunicar el pago dos veces, por dos canales distintos, aunque en la práctica tu programa o tu plataforma pueda hacer ambas cosas a la vez:

	Al proveedor (art. 10)	A la AEAT, en la SPFE (art. 12)
Qué	Aceptación o rechazo y pago efectivo completo, con sus fechas	Pago efectivo completo con su fecha y la fecha de vencimiento; o el rechazo
Plazo	4 días naturales desde que se produce el estado, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales	4 días naturales desde la fecha efectiva de pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales
Cómo	A través de tu plataforma privada (las plataformas deben intercambiar estados entre sí)	Servicio web o formulario de la SPFE, factura a factura; o tu plataforma, si la autorizas
¿Siempre?	Solo si recibes por plataforma privada: cuando se usa la SPFE, los estados se rigen exclusivamente por el art. 12 (arts. 10.7 y 11.8)	Sí: con independencia de la vía por la que recibieras la factura

Qué es la «fecha efectiva de pago»

No es el día en que das la orden, sino el momento en que el proveedor cobra. El preámbulo del RD 238/2026 lo concreta: la fecha del pago en efectivo, la fecha de adeudo en tu cuenta si pagas por transferencia, o la fecha en que se acuerda una compensación de deudas que sustituya al pago. Poner a disposición del proveedor un mecanismo para adelantar el cobro (como un confirming) no cuenta como pago: la fecha será cuando el proveedor cobre efectivamente.

Qué incluye la comunicación de pago a la AEAT

Según el anexo II de la Orden HAC/1028/2026, el mensaje de pago (en UBL, tipo ApplicationResponse) lleva como datos obligatorios la fecha del pago, la fecha de vencimiento del plazo de pago y la identificación de la factura: número y serie, fecha de expedición, NIF y nombre o razón social del emisor. De forma opcional puedes añadir la fecha de recepción de las mercancías o servicios o la fecha de recepción de la factura, cuando sean relevantes para el plazo de pago según la ley de morosidad, y marcar si se trata de una factura rectificada o de una rectificativa negativa sin pago asociado. Si comunicas por servicio web, necesitas el código único de la factura, que concatena NIF del emisor, serie y número y fecha de expedición (arts. 6 y 8.2 de la Orden).

Atajos y excepciones que te ahorran trabajo

• Facturas ya pagadas al expedirse. Si la propia factura (o su copia fiel) incluye una fecha de pago anterior o igual a su fecha de expedición y coincidente con la de la operación, la obligación de comunicar el pago se entiende cumplida, salvo que lo comuniques expresamente (art. 7.4 de la Orden). Es el caso típico de lo que pagas en el momento.
• Tu plataforma puede hacerlo por ti. Puedes autorizar a tu plataforma privada a comunicar los pagos a la SPFE, siempre que le des la información necesaria (art. 12.2 del RD). Para usar los formularios en nombre de otro (por ejemplo, tu gestoría), el tercero debe figurar como apoderado en el registro de apoderamientos de la AEAT (art. 11.2 de la Orden).
• Si la SPFE se cae. Si por problemas técnicos de la AEAT no se puede usar durante más de 24 horas, tienes los 4 días hábiles siguientes a la solución de la incidencia (art. 8.4 de la Orden).
• Cargos y abonos autorizados. Si la AEAT te autorizó a emitir documentos de cargo o abono en lugar de recibir rectificativas de tus proveedores, informas del pago sobre la factura inicial corregida y no de las rectificativas (arts. 10.5 y 12.5 del RD).

Paso 4: la fecha de vencimiento (y la ley de morosidad)

La comunicación a la AEAT exige informar la fecha de vencimiento del plazo de pago, calculada según el artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad (art. 15 del RD 238/2026). Esa ley ya estaba en vigor; lo nuevo es que ahora Hacienda verá si la cumples. Las reglas básicas:

• Si no hay plazo pactado, son 30 días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación de los servicios, aunque la factura llegara antes.
• Por pacto se puede ampliar, pero nunca por encima de 60 días naturales.
• Si hay un procedimiento de aceptación o verificación de los bienes o servicios, no puede durar más de 30 días, y el plazo de pago son 30 días desde esa aceptación.
• Cuando en el contrato se ha fijado un plazo de pago, la recepción de la factura por medios electrónicos inicia el cómputo, siempre que estén garantizadas la autenticidad, la integridad y la recepción.
• El proveedor debe hacerte llegar la factura antes de 15 días naturales desde la entrega o la prestación del servicio.
• Si la factura no incluye la fecha de las operaciones, el plazo empieza a contar en la fecha de expedición (art. 15 del RD).

A efectos solo estadísticos, si no comunicas a la SPFE la fecha de recepción de la factura, se toma su fecha de expedición como inicio del plazo (disposición adicional séptima del RD). Por eso puede interesarte informar la fecha de recepción cuando sea relevante: si no lo haces, en las estadísticas puede parecer que pagas más tarde de lo que realmente pagas. Esto no es teórico: con esa información, la AEAT dará acceso a los ministerios de Economía e Industria para el seguimiento de los plazos de pago y enviará cada año al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada los datos para elaborar el listado de empresas que incumplen los plazos en los supuestos de la Ley 18/2022 (art. 14 del RD).

Ejemplo con fechas

Una sociedad limitada con menos de 8 millones de volumen de operaciones (obligada a informar de estados y pagos desde el 6/10/2028) contrata un servicio sin pactar plazo de pago. El ejemplo es ilustrativo y supone que no hay festivos nacionales entre las fechas indicadas:

Fecha	Qué pasa	Qué tienes que hacer
Lunes 6/11/2028	El proveedor presta el servicio	Nada todavía. Empieza a contar el plazo legal de pago
Miércoles 8/11/2028	Recibes la factura electrónica por la SPFE (no elegiste plataforma)	Revisarla. Si no la rechazas, se presume aceptada
6/12/2028	Vencimiento: 30 días naturales desde el 6/11	Esta es la fecha de vencimiento que informarás
Jueves 23/11/2028	Tu banco adeuda la transferencia en tu cuenta	Fecha efectiva de pago: 23/11/2028
Hasta el miércoles 29/11/2028	Plazo para comunicar el pago a la SPFE (viernes 24, lunes 27, martes 28 y miércoles 29)	Comunicar pago completo, fecha 23/11/2028 y vencimiento 6/12/2028. Opcional: fecha de recepción de servicios o de la factura

Si en lugar de pagar hubieras rechazado la factura por un error en el importe, comunicarías el rechazo (motivo «rechazo comercial»), y el proveedor tendría que emitir la rectificativa correspondiente.

Paso 5: conserva lo que recibes

La obligación de conservar no cambia, pero conviene recordarla en clave electrónica. Debes conservar las facturas recibidas durante el plazo de la Ley General Tributaria (art. 19 del Reglamento de facturación), con su contenido original y de forma que se asegure su legibilidad en el formato original en que se recibieron, junto con los datos y mecanismos de verificación de la firma, y con acceso en línea para Hacienda (art. 21). En la práctica, el XML original es la factura; el PDF que lo acompañe es solo una representación. Dos ayudas: la SPFE guarda todas las facturas (originales o copias fieles) y puedes descargarlas en cualquier momento, y la Ley 56/2007 te da derecho a pedir copia de tus facturas electrónicas durante cuatro años sin costes adicionales (art. 2 bis.3). Aun así, tu obligación de conservación es tuya: guarda los originales en tu programa, tu plataforma o tu archivo. Más sobre la diferencia entre ambos ficheros: ¿un PDF es una factura electrónica?

Qué puedes pedir (y qué no) a tus proveedores

• Datos adicionales: puedes exigir que la factura incluya información extra (por ejemplo, tu número de pedido o de contrato), pero solo si lo has pactado contractualmente y se la has remitido al proveedor «de forma fehaciente» antes de la fecha de la operación (art. 7.6 del RD).
• Tu formato o tu plataforma: no puedes obligarle a usar una plataforma concreta (art. 2 bis.3 bis de la Ley 56/2007); el formato se acuerda y, sin acuerdo, se usa UBL (art. 7.4 del RD).
• Un PDF legible, al principio: durante sus primeros 12 meses de obligación, los proveedores de más de 8 millones deben acompañar la factura electrónica con un PDF, salvo que aceptes expresa y voluntariamente recibirla solo en formato original. Ese PDF te llega por cualquier medio y no va a la SPFE (disposición transitoria segunda).

Calendario del receptor

Quién	Recibir factura electrónica	Comunicar estados y pagos
Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros el año anterior	6 de octubre de 2027	6 de octubre de 2027
Resto: sociedades y otras personas jurídicas o entidades	6 de octubre de 2028	6 de octubre de 2028
Resto: autónomos personas físicas y entidades en atribución de rentas (comunidades de bienes, sociedades civiles) de hasta 8 millones	6 de octubre de 2028	6 de octubre de 2029 (antes, voluntario)

Fechas del calendario de implantación de la AEAT, que las cuenta desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 (6/10/2026) según la disposición final cuarta y la transitoria tercera del RD 238/2026. La SPFE debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva (disposición adicional segunda de la Orden). A 30/10/2026, la AEAT aún no ha publicado en su sede las especificaciones técnicas de los servicios web ni de los formularios.

Aunque tu fecha sea 2028, si tienes proveedores grandes puedes empezar a recibir sus facturas electrónicas antes, porque ellos están obligados a emitirlas desde el 6/10/2027 en sus operaciones con empresas y profesionales; durante ese primer año, acompañadas de un PDF.

Qué tiene que ver todo esto con Verifactu

Nada en el lado del receptor. Verifactu obliga a quien emite facturas a usar un programa que genere registros de facturación encadenados (fechas vigentes: 1/1/2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1/7/2027 para el resto, según el RD-ley 15/2025, pendientes del aplazamiento anunciado). Como receptor, las facturas que recibes no te generan ningún registro Verifactu; lo que sí te genera la factura electrónica son los estados y pagos de esta guía. La diferencia, a fondo: Verifactu y factura electrónica.

Lista de comprobación para prepararte

1. Decide tu vía de recepción. Si recibes pocas facturas, la SPFE puede bastarte (y es la vía por defecto). Si recibes muchas, valora un programa o plataforma que las importe y comunique los pagos automáticamente; el formulario de la SPFE va factura a factura. Comparativa de opciones: solución pública de la AEAT: cuándo basta.
2. Si eliges plataforma privada, prepara tu punto de entrada para publicarlo en tus pedidos, contratos, correos a proveedores y web.
3. Ten a mano tu certificado electrónico o Cl@ve y, si te lo lleva una gestoría, revisa que tenga apoderamiento en la AEAT.
4. Registra las fechas que vas a necesitar: recepción de mercancías o servicios, recepción de la factura, plazo pactado, vencimiento y fecha de adeudo de cada pago.
5. Revisa tus plazos de pago con proveedores: ningún pacto por encima de 60 días.
6. Cambia la rutina de pagos: después de cada remesa o transferencia, alguien (o el programa) debe comunicar los pagos en 4 días hábiles. Cuantas más facturas, más sentido tiene automatizarlo.
7. Define quién rechaza y cómo: rechazar es un acto que llega a la AEAT; no lo uses para negociar ni como sustituto de pedir una rectificativa.
8. Pregunta a tu proveedor de software si importará facturas desde la SPFE o desde plataformas privadas, si comunicará estados y pagos y si guardará el XML original. Opciones en programas de facturación compatibles.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que darme de alta en algún sitio para recibir facturas electrónicas?

No. Si no acuerdas expresamente otra cosa con tus proveedores, recibes por la solución pública de la AEAT sin manifestarlo (art. 6.1 del RD 238/2026). Solo si eliges una plataforma privada tendrás que publicar tu punto de entrada.

¿Qué pasa si no comunico el pago de una factura?

La factura se presume aceptada, pero no consta pagada: en los datos de la AEAT aparecerá como pendiente, que es justo lo que alimenta el seguimiento de la morosidad (art. 14 del RD). Además, estarías incumpliendo una obligación del art. 12.

¿Puedo rechazar una factura y luego pagarla?

Si el rechazo fue un error, puedes anular la comunicación en la SPFE (art. 8.5 de la Orden). Si el rechazo era fundado, lo normal es que el proveedor emita una rectificativa y comuniques el pago de la factura que corresponda.

Pago en dos plazos: ¿cuándo comunico?

La obligación es comunicar el pago efectivo completo, así que el plazo de 4 días cuenta desde el último pago. Comunicar pagos parciales al proveedor es voluntario y solo si tu plataforma lo permite (art. 10.2).

¿Las facturas simplificadas (tickets) también?

No, salvo las simplificadas «cualificadas» en las que consta tu identificación (art. 7.2 del Reglamento de facturación).

¿Y si soy autónomo y facturo poco: sigo teniendo que recibir electrónicamente?

Sí, desde el 6/10/2028. Lo que se aplaza un año para las personas físicas de hasta 8 millones es solo la obligación de informar de estados y pagos (disposición transitoria tercera). Más en factura electrónica para autónomos.

Registro de cambios

Fecha	Cambio
30/10/2026	Publicación: Ley 56/2007 (art. 2 bis), RD 238/2026, Orden HAC/1028/2026 (arts. 7 a 11 y anexo II), Ley 3/2004 (art. 4) y RD 1619/2012 (arts. 9 y 19 a 21) verificados en sus textos consolidados del BOE; calendario y obligaciones de los intervinientes verificados en la sede de la AEAT; comprobación de que el aplazamiento de Verifactu sigue pendiente de BOE.

Fuentes

• Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información (texto consolidado), art. 2 bis, en la redacción del art. 12 de la Ley 18/2022
• Real Decreto 238/2026 (BOE-A-2026-7295), preámbulo, arts. 6, 7, 9, 10, 11, 12, 14 y 15, disposiciones adicionales y transitorias y final cuarta
• Orden HAC/1028/2026 (BOE-A-2026-20587), arts. 6 a 11, disposición adicional segunda y anexo II
• Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad (texto consolidado), art. 4
• Reglamento de facturación, RD 1619/2012 (texto consolidado), arts. 9 y 19 a 21
• AEAT: calendario de implantación
• AEAT: obligaciones de los intervinientes en el sistema de factura electrónica
• AEAT: quiénes están obligados y qué operaciones se incluyen
• AEAT: solución pública de facturación electrónica
• Real Decreto-ley 15/2025 (BOE) (fechas vigentes de Verifactu)

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Aviso: contenido informativo que no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Revisado el 30 de octubre de 2026 con fuentes oficiales (BOE y AEAT). La AEAT aún no ha publicado las especificaciones técnicas de los servicios de comunicación de estados y pagos; actualizaremos esta guía cuando lo haga. Para tu caso concreto, consulta a un asesor fiscal. Más información en nuestra metodología editorial.