Publicado el 25/9/2026 · Actualizado el 30/10/2026
Es una de las confusiones más extendidas: «ya envío mis facturas en PDF por email, así que ya hago factura electrónica». La respuesta tiene dos partes, y las dos son importantes: hoy, en general, sí; para la futura obligación entre empresas, no. Te lo explicamos con el texto de la norma en la mano.
Respuesta rápida (a 25/09/2026): según el artículo 9 del Reglamento de facturación, es factura electrónica la que se expide, transmite y recibe en formato electrónico, con consentimiento del destinatario. Un PDF por email lo cumple. Pero la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales del RD 238/2026 exige un fichero estructurado (UBL, CII, EDIFACT o Facturae) conforme a la norma europea EN 16931. Ahí un PDF no vale. Esa obligación aún no se aplica: depende de una orden ministerial pendiente, esperada hacia octubre de 2026.
Dos conceptos de «factura electrónica»
| Factura electrónica «general» (hoy) | Factura electrónica obligatoria B2B (futura) | |
|---|---|---|
| Norma | Art. 9 del RD 1619/2012 | Art. 8 bis del RD 1619/2012 y RD 238/2026 |
| Qué es | Cualquier factura expedida, transmitida y recibida en formato electrónico | Un fichero estructurado con las características técnicas del art. 7 del RD 238/2026 |
| ¿Vale un PDF? | Sí, si cumple el contenido del reglamento | No |
| Consentimiento del cliente | Necesario | No: será obligatoria |
| Formatos | Libres (PDF, XML, etc.) | UBL, CII, EDIFACT o Facturae, conforme a EN 16931 |
| Desde cuándo | Ya aplicable | 12 o 24 meses después de la orden ministerial, según tamaño |
Hoy: por qué un PDF sí es factura electrónica
El artículo 9.1 del Reglamento de facturación dice que se entenderá por factura electrónica «aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida, transmitida y recibida en formato electrónico». El apartado 2 añade que requiere el consentimiento del destinatario, salvo en los casos de factura electrónica obligatoria.
Además, tienes que poder garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura (arts. 8 y 10). La firma electrónica es una forma de hacerlo, pero no la única: el artículo 8 admite los «controles de gestión usuales» de tu actividad que permitan una pista de auditoría fiable. Y si facturas con un programa que cumple Verifactu, la autenticidad e integridad se presumen acreditadas (art. 8.4).
En resumen: un PDF con todos los datos obligatorios, enviado a un cliente que acepta recibirlo así, es hoy una factura válida y, técnicamente, una factura electrónica.
La excepción que ya existe: Administraciones públicas
Si facturas a una Administración pública, la Ley 25/2013 obliga desde hace años a sociedades anónimas y limitadas, entre otras entidades, a emitir factura electrónica en formato Facturae y presentarla en el punto general de entrada (FACe o el equivalente autonómico o local). Cada Administración puede excluir las facturas de hasta 5.000 euros. Los autónomos personas físicas no están en esa lista obligatoria, aunque pueden usarla y muchas Administraciones la facilitan. Es un buen anticipo de lo que viene entre empresas.
Mañana: por qué un PDF no servirá para la obligación B2B
El RD 238/2026 desarrolla la obligación de la Ley «Crea y Crece». Cuando sea exigible para ti, la factura que emitas a otro empresario o profesional establecido en España tendrá que:
- Ser un fichero estructurado conforme al modelo semántico europeo EN 16931, en sintaxis UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Un programa debe poder leerlo sin intervención humana; un PDF es una imagen del documento, no datos estructurados.
- Circular por la solución pública de la AEAT o por una plataforma privada (que enviará una copia en UBL a la solución pública).
- Permitir que el destinatario informe de la aceptación o rechazo y del pago. Ver obligaciones al recibir facturas electrónicas.
No afecta a las facturas a consumidores finales ni, en general, a los tickets (facturas simplificadas), salvo las simplificadas en las que el cliente empresario pide que consten sus datos.
El PDF seguirá existiendo… como acompañante
Durante los 12 primeros meses de su obligación, las empresas con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros deberán acompañar la factura electrónica con un PDF que asegure su legibilidad, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirla solo en formato original (disposición transitoria segunda del RD 238/2026). Es decir: el PDF será una copia legible, no la factura.
Comparación visual: PDF frente a fichero estructurado
| Aspecto | PDF por email | Factura estructurada (UBL/Facturae) |
|---|---|---|
| Quién la lee | Una persona | Un programa (y una persona, con un visor) |
| Contenido | Texto e imagen maquetados | Campos etiquetados: NIF, base, tipo de IVA, total… |
| Registro en el programa del cliente | Manual o con lectura automática (OCR) | Automático |
| Estados (aceptada, pagada) | No | Sí, en el sistema B2B |
| Válida para la obligación B2B | No | Sí, en los formatos admitidos |
Un ejemplo sencillo: en un PDF, «Total: 1.060,00 €» es texto dentro de una página. En un fichero UBL, ese dato va en una etiqueta concreta que el programa de tu cliente interpreta sin dudas, junto con la base, el tipo de IVA y la retención, cada uno en su campo.
¿Y Verifactu? No lo mezcles
Verifactu no te obliga a emitir factura electrónica: regula el programa con el que facturas (registros encadenados, QR, envío a la AEAT). Una factura Verifactu puede entregarse en papel o en PDF. Son dos obligaciones distintas con calendarios distintos; lo explicamos en Verifactu y factura electrónica B2B.
Qué hacer ahora
- Hasta que llegue tu fecha B2B, puedes seguir enviando PDF a clientes que lo acepten. Guarda constancia de ese consentimiento (un email basta como práctica razonable).
- Al elegir o renovar programa, pregunta si genera o generará UBL o Facturae y si se conectará a la solución pública de la AEAT o a una plataforma. Ten en cuenta que la app gratuita Verifactu de la AEAT solo descarga PDF. Para la factura electrónica entre empresas, la AEAT prepara otra herramienta distinta: la solución pública de facturación electrónica de la AEAT.
- Sigue el calendario: 12 meses desde la orden ministerial para quienes facturan más de 8 millones y 24 meses para el resto. Lo actualizamos en factura electrónica obligatoria. Si eres autónomo, tu fecha y la checklist por perfil están en Factura electrónica para autónomos: qué te toca y cuándo, sin alarmismo.
- Si eres una sociedad y facturas a Administraciones públicas, revisa si ya estás obligada a Facturae (Ley 25/2013).
Más guías relacionadas en nuestra sección Factura electrónica B2B.
Preguntas frecuentes
¿Un PDF firmado digitalmente es factura electrónica estructurada?
No. La firma garantiza origen e integridad, pero el contenido sigue sin estar estructurado. Para la obligación B2B cuenta el formato (UBL, CII, EDIFACT o Facturae), no la firma del PDF. Qué es cada uno de esos formatos: formatos de factura electrónica (UBL, Facturae y EN 16931).
¿Puede mi cliente negarse hoy a recibir un PDF?
Sí. Mientras la factura electrónica no sea obligatoria, requiere su consentimiento. Si no lo da, puedes entregar la factura en papel.
¿Un PDF con QR de Verifactu es una factura electrónica B2B?
No. El QR permite cotejar la factura con la AEAT, pero no convierte el PDF en un fichero estructurado.
¿Cuándo tendré que dejar de usar PDF con otras empresas?
Cuando te sea exigible el RD 238/2026: 24 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial si facturas menos de 8 millones de euros al año. La orden aún no se ha publicado.
Fuentes oficiales
- RD 1619/2012, Reglamento de facturación, arts. 8, 8 bis, 9 y 10 (BOE, texto consolidado)
- Real Decreto 238/2026 (BOE)
- Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica en el sector público (BOE)
Aviso: contenido informativo que no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Revisado el 25 de septiembre de 2026 con fuentes oficiales (AEAT y BOE). La normativa puede cambiar: consulta a un asesor fiscal para tu caso concreto. Más información en nuestra metodología editorial.